今やどんな仕事であれ、欠かせないビジネスツールとなったメール。
僕も一日に何十件ものメールをやりとりします。
ただ、相手が何を言いたいのか、さっぱりわからないメールに、
悩まされることはありませんか？？
結局質問メールを返し、2～3往復することもあったり、
電話して確認せざるをえないこともしばしば。
今日は、僕が日々メールを打つ際に、
心がけていることをまとめてみたいと思います。
1.結論を先に伝える
色々と説明したい場合もありますが、前置きが長くなればなるほど、かえって何が言いたいのかわかりづらくなってしまいます。
2.名称を統一する
文中で、同じモノを指す場合の名称は必ず統一します。3.リスト化する
相手にやって欲しいことや、自分がやったこと等、リスト化できることは、できるだけ、箇条書きをうまく使います。
4.URLもしくはキャプチャを使う
WEBサイトやサーバー上に公開されているページ等を再手に参照してもらう際は、すぐに見れるよう、必ずURLでリンクを貼ります。
あたりまえのようですが、以外と忘れがちのなような気がします。
場合によってはキャプチャを撮って簡単な資料を作成してもいいかもしれません。
5.メールを小分けにしない
書き忘れ、伝え漏れがないかチェックしましょう。小分けに何通も送られた相手は、いい迷惑です。
添付ファイルも、ダウンロードしやすいよう、
ひとつのフォルダに圧縮する等、なるべくまとめましょう。
6.プラスアルファ
打ち合わせ時のお礼や、季節の話、なんでもいいです。要件だけのサバサバしたビジネスメールばかりでは、
つまらないもの。
たまには関係のないことを、ひとこと付け加えるだけで、
あなたの印象がかわりますよ。
いかがでしたでしょうか？
結局は、電話や打ち合わせで、
直接会話する時にも同じことが言えるのでは、と思います。
メールでは、顔が見えない分、
面倒くさがらずに、ひと手間加えることで、
あなたの人柄が伝わる部分もあります。
自分本位でなく、相手の目線に立って、
物事を伝えられるようにすることが大切ですよね。
下記のサイトも参考になりますよ！
ブログやメールの執筆に役立つ！文章術まとめ
http://matome.naver.jp/odai/2132342640806618301
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最後までお読みいただきありがとうございました。
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