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2012年1月11日水曜日

打ち合わせ時に役立つ!議事録をとる際に、つくっておくべき5つのカテゴリ

議事録のとり方

クライアントとの打ち合わせにて、議事録をとられる方、
打ち合わせ内容を漏らすことことなく、仕事に反映できていますか?

ひたすら箇条書きにしたり、
空いてるスペースに殴り書きをしたりしていませんか?

結果後から、

「あれ?コレってなんだっけ?」

と書いた自分でもわからない・・・

僕も議事録も以前はひどいものでした。

ですが、ちょっと工夫するだけで、
ミスも少なく、仕事を効率化することができるようになったと思います。

テクニックというと大げさですが、
そんなことにならないよう、
僕が議事録をとる際に気をつけていることをまとめてみました。

いたってシンプルなのですが、
まず、下記の5つの事項のエリア・見出しを用意しておき、
それぞれ記録していくだけです。

1.日付、場所、参加者

基本中の基本ですね。
いつ、どこで、誰が、打ち合わせたのか記録しておくことで、
記憶する手助けにも当然なります。

2.決定したこと

打ち合わせにて決定したことを箇条書きにします。
大切なのは決定したこと。
保留事項は、また打ち合わせすればいいのですから。

3.自分がやること

決定したことに基づいて発生する作業や、
自分がやるべきことをまとめておきます。

4.クライアントがやること

決定したことに基づいて発生する作業や、
やっておいて欲しいことをまとめます。

5.その他備考

上記カテゴリに属さないけれども、
記録しておきたいことを書いておきます。
保留事項も、こちらに書いてもいいかもしれません。



いかがでしたでしょうか?

参考になれば幸いです。

最後までお読みいただきありがとうございました。

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